仕事がなんか忙しい【5つの原因から解決策を考える】

本記事を読むと、仕事が忙しい原因が明確になり、うまく回すための改善策がわかります。日々の忙しさから脱却しましょう。

ちなみに私は、現在WEBマーケッター/コンサルティングで常時5社以上の案件を抱えており、わりと仕事量多めです。しかし7ヶ月前から本記事で紹介するポイントを実行して、基本定時18:00で退社できています。

なんで忙しいのか、現状わからないという方もいると思います。でも、よくよく考えてみると仕事が忙しい原因は次の5つのどれかに当てはまります。それぞれの解決策をお伝えしていきます。

スポンサーリンク

1. 余計な仕事を引き受けてしまい忙しい

その仕事を、自分が本当にやるべきかを見極めることが大事です。

忙しい人は、何でもかんでも自分でやりすぎかもしれません。

仕事を受ける際には、自分のタスクを見てから引き受けるべきかを考えましょう。上司に仕事を振られたときに、何となく引き受けるのはお互いが不幸になるのでやめたほうがいいです。

でも、引き受けないというのが難しいと感じる人もいると思います。例えば、NG例はこんな感じ。

これだと自分のタスクで手いっぱいなのに、断れなくてしんどくなりますよね。上司からしても嫌々感が伝わり良い気持ちはしないです。

なので、こんな感じで話をすすめましょう。

大抵このように回避できます。ポイントは、自分が重要度の高いタスクを持っていることを上司に明示することです。

とはいえ、これですべて回避できるわけではありません。どうしても緊急で○○会社のレポート作成を押し付けられることもありますよね。

そんな時の落としどころとして、以下のどちらか交渉しましょう。

とにかく緊急度の高いタスクをいくつも抱える状況は避けましょう。意外と上司は部下の手持ちタスクを把握してないことがあります。仕事を振られたときに話し合うことが重要です。

スポンサーリンク

2. 段取りが悪くて、仕事に無駄が多すぎる

ゴールを明確にして、最短ルートをイメージしてから仕事をはじめましょう。

フワッとした状態で仕事に取り掛かってしまうと、手戻りが多くなり、たくさんの無駄が生まれやすいためです。仕事が忙しいと焦ってしまい、いきなり行動したくなりますが、「とりあえずの着手はNG」です。

次の2つのポイントを明確にしてから、その仕事を始めるとスムーズです。

例えば、NG例はこんな感じ。

何も考えずに、とりあえず前任者がやっていた通りに仕事に取り掛かっちゃうパターンです。わりと会社でよく見る光景ですけど、資料作ること自体が目的になってしまい、内容がイマイチ。結果的に修正とかが発生しやすくなります。

ここで、２つのポイントを明確にするわけです。今回の例だと以下のように。

資料の方向性とスケジュールが明確になっているので、これなら手戻りはかなり減るはずです。特に目的は大事で、みんながやっているから何となくやっているというような無駄作業がなくなります。

3 .業務効率・スピードが下がり忙しくなっている

業務効率と作業スピードを最速にするには、次の2つのポイントを守るだけです。

仕事の効率やスピードが遅くなる原因として、マルチタスクになっている場合があります。あれもこれも同時に処理しようとすると、パニックになってミスも増えますよね。

「シングルタスク化」は、目の前の仕事だけに集中して、余計なことで頭を使わないためのテクニックです。そして「目標時間を決める」ことで、自然と速く終わらせるために集中できます。

では、具体例を挙げてみます。NGな進め方はこんな感じ。

みたいな負のループ。これ、全然集中してないですよね。でも会社でわりと多い気がします。

という感じで、1つずつ最高速度で処理していきます。でもこんなことを言うと「電話が来たり、話しかけられたりしたらどうするの？」という指摘もあると思います。

そんな時は次の対応がおすすめです。

これでかなりシングルタスク化は完成します。ただ、お客さんから直接電話がくる場合は悩みどころですね。普段のコミュニケーションから、メールやチャット中心のキャラ付けをしていきましょう。

4 .仕事の割り振りがおかしい

手持ちの仕事と、各タスクの見込み作業時間を上司に公開しましょう。

上司は、意外とやること多くて部下のタスクの割り振りまで把握していない場合も結構あります。何となくこの仕事はこの人が担当で、ということまで把握している上司もいますが、見込み作業時間まで認識している人に出会ったことがありません。

なので、担当者である自分から公開する必要があります。根拠を提示すれば、割り振りを考え直してくれるかもしれませんよ。

5 .部署やチームが人手不足で忙しすぎる

解決策は大きく2つです。

現状、チームメンバーはそれなりに機能していても、仕事量に対して人が足りない場合がありますよね。そんな時は上司にリソース追加
を提案すると、やり方によっては喜ばれる場合が多いです。

例えばこんな感じ。

正社員を新たに雇うよりかなりハードルが低くて現実的です。社外リソースを使うための業務マニュアルの作成は、会社の資産にもなり喜ばれます。

とはいえ、リソース増やす予算がない場合もありますよね。そんな時は業務効率化できないかを考えましょう。
具体例としては、以下の通り。

エクセルのVBAとか無理っぽく聞こえますが、土日で集中すれば普通に簡単な設定はできます。直近の土日はつぶれるかもですが、自身のスキルアップとその後の業務がずっと楽になるのでコスパは最高です。

人材不足で忙しいのはしょうがないと考えがちですが、よく考えると解決策はけっこうありますね。

まとめ

仕事が忙しいなと漠然と不満に思っていてもストレスがたまるだけです。思考停止せずに解決に向けて行動しましょう。

あわせて読みたい

仕事がきつい時の8つの理由と解決策【職業ランキングつき】

仕事でイライラしなくなる方法【根本から解決します】

仕事で悩みがある人専用【10コのタイプ別に解決法を提案】

スポンサーリンク