仕事を効率化させる7つの方法【超絶おすすめアプリも紹介】

本記事では、こんな悩みを解消します。

私は現在、WEBマーケターとして会社員をしています。複数のクライアントを担当し、業務量もボリュームのある内容ですが「10ヶ月定時退社を更新中」です。

やはりポイントは「業務効率化」ですね。本記事では「段取り」という物理的な効率化と、「人間の機能」という性質的な効率化で、生産性を飛躍的にアップさせようということをお伝えしていきます。

少し長いかもしれませんが、有益な内容なので最後までお付き合いください。

本記事の内容

スポンサーリンク

仕事を効率化させる7つの方法

1. 余計な仕事は断る

これが1番重要かもしれません。仕事を効率化するためには「上手く断る」ことがポイントになります。

というのも、1日に使える「脳のリソース（労働量）」は決まっています。評価や成果に繋がらない仕事で消耗してしまうと、大事な仕事がおろそかになってしまいます。効率的に仕事に取り組みたいのであれば、重要な仕事にフルコミットできる状況を作り出しましょう。

とはいえ、頼まれた仕事を断るのって勇気がいりますよね。そこで大事なのは「断り方」です。良好な人間関係を維持しつつ、きちんとNOという方法を下記の記事で解説しています。あわせてお読みください。

仕事の断り方。簡単な5つの手順でOK【すぐ使える例文付き】

2. 仕事は必ずスケジュールに落とし込む

1日のスケジュールの中で、どのように作業していくかを決めましょう。時間を決めて仕事に取り組むことで、2つのメリットがあります。

1つ目は、作業スピードの向上です。例えば、10:00～12:00の中で仕事を完了させようとした場合、どうにか2時間で終わらせるペースを設定することになります。これはタイムプレッシャーという、ストレスを有効活用したテクニックですが、効果はバツグンです。漫然と仕事をするよりも、圧倒的に生産性が上がります。

2つ目は、仕事に没頭できるため余計なストレスを受けずに済みます。

「この仕事が終わったら、アレもやらないと….コレもやらないと…」

みたいな感じで、「仕事に追われてる感」によって逆に作業スピードが遅くなったりした経験はありませんか。最初に1日のスケジュールを決めてしまうことで、そのような無駄な消耗が激減します。

とはいえ、スケジュールをギッチリ埋めるのはおすすめしません。緊急対応が必要な案件が舞い込んできたときに身動きが取れなくなるためです。ある程度、予備時間（バッファ）も設定しておきましょう。

下記の記事で、スケジュールに仕事を落とし込む正しい方法を解説しているので、ぜひご参考にしてください。

「仕事に集中できない」は終わり【集中する3つのコツ】

3. シングルタスク化を徹底する

マルチタスクは百害あって一利なしです。シングルタスクを徹底しましょう。

マルチタスクは、1つの仕事をしている最中にメールチェックなど他の業務をすることで「一時的な充実感」を得ることはできます。それは、新しい情報に触れることで脳がドーパミンを放出するためです。なので、仕事をしている気になります。

ですが、生産性という観点で考えた場合、マルチタスクは悪影響しかないです。

上記の2点が科学的にも報告されています。

作業パフォーマンスの低下について

作業パフォーマンスといっても、色々な能力が複合的に組み合わさってますよね。具体的には、下記の4つがマルチタスクによって低下したようです。

脳に影響してることが示唆されているらしいですが、ヤバすぎますね。

【参考文献】https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC6176627/

IQの低下について

IQ値が10ポイントも低下します。

これは、マリファナ使用時の2倍の低下量だそうです。日本人からするとピンときませんが、徹夜明けの状態よりも下がっているんだとか。怖すぎますね。

【参考文献】http://news.bbc.co.uk/2/hi/uk/4471607.stm

ということで、シングルタスクを徹底しましょう。下記のようにちょっとした工夫でシングルタスク化は可能です。

4. 単純作業は自動化していく

単純作業はできる限り自動化していきましょう。

ExcelやGoogleサービスって幅広い職業で使われてますよね。そのあたりはかなり自動化しやすい領域です。具体的には、自動化すると下記のようなことができて業務量が激減します。

超絶便利な反面、ある程度の知識は必要です。

覚えること多いなと感じたかもしれませんが、とりあえずはExcelの関数、ピボットテーブルから取り掛かってみましょう。手始めに下記の1冊を学習すれば基本業務はほぼ爆速化できると思います。（GASは一般的な職業ならいらないかもですが）

Excel 最強の教科書[完全版]――すぐに使えて、一生役立つ「成果を生み出す」超エクセル仕事術

5. ルーチン業務は仕組化して無駄を省く

会社員をしているとルーチンワークって必ずありますよね。毎日、毎週、毎月、毎年というように頻度は様々ですが、同じような作業を効率化することでカットできる時間は大きいです。

そこで、最も効率的な仕組化は「マニュアル作成」です。

マニュアルを作成することのメリットは下記の3つです。

業務フローが最適化されるため、無駄な作業や思考力を割かずに済みます。また、担当者が変わるときや、自分が休暇を取る際の引き継ぎもカットできます。

業務が一気に気楽になるので、マニュアル作成はかなりおすすめです。

6. 働きやすい人間関係を構築する

仕事を効率化するためには、人間関係も重要な要因です。

というのも、会社員の仕事の大半は、他社と意思疎通したうえで行うものだからです。そのため円滑にコミュニケーションが取れないと、余計な労力を払わなければいけなくなってしまいます。

例えば、会社の中に「人の好き嫌い」で仕事に優先順を付けるような人っていませんかね。わりと多い気がします。逆に感情と切り離して、仕事を遂行できる人の方が限られていますよね。

ということで、仕事を効率的に進める（＝少ない労力で大きな成果を上げる）ためには、人間関係を攻略する必要があります。下記の記事で明日からすぐに使える心理テクニックを解説しています。人間関係に苦手意識を持っている方に、具体的な対策をお伝えしているので、あわせてお読みください。

仕事で人間関係に悩む人へ【科学的にうまくいく方法】

7. 前日にスケジュールを決めておく

仕事の予定は「前日の最後」に決めておきましょう。

1日に使える脳のリソースが限られているという話は、前述でお伝えしました。そのため、「思考力を使う仕事」は脳のリソースが満タンの午前中に設定すべきです。

1日の最初の作業をスケジュール設定にしてしまうと、脳のリソースを消耗してから1日をスタートすることになります。その時点で不利ですよね。

前日の仕事終わりに翌日の仕事の段取りを決めておくことが、翌日の仕事の質を決定づけます。是非お試しください。

スポンサーリンク

実はやってはいけないNG行為（生産性を下げます）

付箋などでTODOリストを作成して満足する

TODOリストは、「作成しただけでは何の意味もないツール」です。

付箋にやることを書いてリストにすると良い、みたいなことをよく聞きますが、やりたいことを何となく書いた「願望リスト」になりがちですよね。

上記の2点が明確になっていないと、ただの願望リストになってしまい、永遠に処理できないタスクが積み重なってしまうという悪循環に陥ります。そのため、やるべきことは「スケジュールに落とし込む」ところまでやっておきましょう。

このように、大きなメリットが得られます。

ということで、TODOリストを作って仕事をした気になるのは効率が悪いという話でした。スケジュールに設定しましょう。

メール・チャットの秒速返信

メール・チャットの秒速返信（即レス）は、じつは仕事の効率を大きく下げます。

「仕事ができる人はレスポンスが速い」ということはよく言われます。ホリエモンとかもよく言ってますよね。なので、とにかく返信の速度を上げようとするかもしれませんが、これは「マルチタスク」に繋がります。

前述でもお話ししたように、マルチタスクは脳機能に悪影響を与えるため生産性が下がります。なので、メール・チャットの返信は即レスではなく、「返信時間をまとめる」ことが効率的です。

五月雨式に来たメールにいちいち反応するのではなく、上記のように順番に仕事を処理していきましょう。どうしてもメール・チャットの受信が気になる方は、仕事A、仕事Bの作業をしている際には「通知オフ」にしましょう。

電話の多用

「電話は非効率的なツール」です。

というのも、電話には下記のデメリットがあります。

1分1秒を争う内容なら話は別ですが、それ以外は基本的に電話をしようするメリットなしです。電話しながら相手にメモらせる人とかいますけど、何時代？って思いますよね。文章で送ってあげて、不明点があればリストにしてもらったほうがスムーズです。

お互いに別の仕事も抱えているわけだから、自分のペースで相手にレスポンスを強要することは非生産的です。

口頭で仕事を渡す

仕事の頼み方の問題ですが、口頭説明だけで渡すのは効率悪いです。

伝え漏れや、相手にメモを取らせる手間が生じるためです。それなら下記のように内容をまとめて、不明点も文章でまとめてやり取りしたほうが、圧倒的に効率的です。

無駄な会議

大前提ですが、会議の目的って「何かを決めること」です。何かを決めて仕事を進めないといけないから、出席者がわざわざ時間を捻出して行う必要があるものです。

ですが、仕事の効率が悪い人って「何となく」の会議が多すぎます。

会社員をしていると、上記のような会議で何時間も拘束されることってザラにありますよね。ですが、このような会議なら開催すべきではないです。

上の2つは論外ですが、1番下の報告や情報共有が目的の会議って割と多いと思います。チームや部署ごとに定期的に行う会議があるなら、大体こんな感じじゃないでしょうか。

ですが、報告や情報共有なら資料にまとめてドライブで共有すればすみます。各々のタイミングで資料をチェックしたほうが無駄な時間を大幅にカットできますよね。不明点は共有ExcelやスプレッドシートにQ＆A形式で追記していくようにすれば効率的です。

ということで、無駄な会議は開催を食い止めるか、勇気を出して欠席しましょう。

スポンサーリンク

仕事を効率化させるおすすめのアプリ・ツール

1番のおすすめは、「Trello」です。会社で導入しているところもあると思いますが、個人用として無料で使えます。

優秀なタスク管理アプリで、感覚的に使うことができます。シングルタスク化するためにかなり効果的なアプリです。PC版（ブラウザ）とスマホアプリ版がありますが、同じGoogleアカウントを使用すれば勝手に同期されるので便利です。

私の場合はこのようなダッシュボードを作り、「現在進行中」「今日やること」「今週やること」「今月やること」にカテゴリ分けして、タスクを移動させています。現在進行中は必ず1つにしているので自動的にシングルタスク化されます。

処理済みのタスクがどんどんたまっていくので、ビジュアル的に自分の仕事成果を確認出来て達成感も味わえるのも良いです。

というわけで、以上です。

あわせて読みたい

仕事がうまくいかない人へ【仕事をうまくいかせる思考法】

仕事が終わらない3つの原因【新人でも残業せずに帰るコツ】

仕事で悩みがある人専用【10コのタイプ別に解決法を提案】