仕事を断りたい人
- 正しい仕事の断り方がわかる
- すぐに使えるお断り例文を確認できる
ちなみに、私はWEBマーケターとして会社員をしています。クライアントのサイト分析や広告分析が主な業務です。各業務は、基本的に月額で契約が結ばれています。
とはいえ、イレギュラーな調査依頼など、追加で仕事の依頼が来ることもしばしば。その際の仕事を断るかについては、下記の指標をもとに、わりとシビアに判断しています。
- 作業時間（工数）と追加料金の兼ね合い
- 今後の客単価UPに繋がるか（営業的な交渉材料）
手順としては作業時間を算出しつつ、「追加料金でやる」か「断る」という感じです。適切に断ることにより、良好な関係を保ちつつ、サービスの質を担保できています。
ということで、正しい断り方についてご説明していきます。フリーランスの方にも参考にしていただける内容です。
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本記事の内容
正しい仕事の断り方の手順
仕事を依頼された時には、下記の手順で断るとスムーズです。
- オファーされた仕事を断るべきか判断する
- 仕事を断る客観的な理由をまとめる
- 良好な関係を維持するための代替案を考える
- お断り用テンプレートにまとめる
- テンプレの項目名を消し、メールにコピペで完成
では、1つずつ深掘りしていきます。
1. オファーされた仕事を断るべきか判断する
そもそものところですが、仕事の依頼があった際にやるかどうかを「合理的」に判断します。
仕事を断る場合のメリットとデメリットを認識しておかないと、うまく断れたとしても後悔するハメになりかねません。例えば、下記のような想定。
- 自分の集中したい仕事に専念できる
- 仕事の質が上がる
- 時間を自分でコントロールできる
- 対応できなかった時のリスク回避
- 収益・評価を得られない
- スキルアップの機会が減る
この時点で、メリットとデメリットを天秤にかけて、メリットのほうが大きいと感じれば手順2に移りましょう。本記事は断り方のノウハウなので、これ以降の手順は断ること前提に話を進めていきます。
2. 仕事を断る客観的な理由をまとめる
断ることが決まれば、相手が納得する理由を考えます。
親しい同僚などであれば、必要ないかもしれませんが、基本的には理由の提示は必須です。相手が「じゃあしょうがないか」と思ってくれなくては、今後の関係性が悪化してしまいます。
ということで、下記がわりと無難でよく使う理由です。
- 時間が足りない（リソース不足）
- 技術的に難しい（スキルの不一致）
- 追加料金が発生する
コツとしては、「物理的に対応が厳しいということを証明する」ことですね。相手も周りも納得してくれます。
3. 良好な関係を維持するための代替案を考える
理由だけでも、「じゃあしょうがないか」と言ってくれる人が大半ですが、たまに「じゃあどうすればいいんだ」と言ってくる人もいますよね。
そこで「対応は難しいけど、代わりにこれならどう？」という代替案を用意しておきましょう。自分に負担にならない程度の代替案を事前に用意しておくことで、相手の負担を軽減しつつ、話の主導権を握れるようになります。
ということで、代替案の例ですが、下記の感じだと納得してくれやすいです。
- 今は難しいですが、来週なら対応可能です。
- 全て調査することはできませんが、○○だけわかる簡易的なものでしたら用意できます。
- △△さんならタスクに余裕があるとのことでしたので、私から確認いたしましょうか。
- （取引先の場合）現状の契約内だと難しいので、追加費用をお願いできますか。
4. お断り用テンプレートにまとめる
手順1～3で内容をしっかり考えられたら、下記のテンプレートに記載するだけです。
▼お断り用テンプレート
ーー今回の仕事を断る旨と謝罪の言葉を記載ーー
■仕事を断る理由
ーー仕事を断る理由を記載ーー
※理由は下記のいずれかが無難
・時間が足りない
・技術的に難しい
・追加料金が発生する（取引先の場合）
■代替案
ーー仕事は引き受けられないが、次回に繋げるためのフォローを入れるーー
5. テンプレの項目名を消し、メールにコピペで完成
テンプレに記載が完了したら、「■結論&謝罪」「■仕事を断る理由」「■代替案」と「各項目の説明」を削除して、入力した文章をつなげます。
それをメールにコピペしたら、今後の関係性が完璧に考えられた、お断りメールの完成です。もし口頭で仕事を断る場合は、テンプレに記載した内容を順番通りに伝えればOKです。
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すぐに使えるお断りメール例文
前章でお伝えした、うまく断る方法を使って作成した例文をまとめておきます。
シチュエーション別で4パターン挙げていますので、文章を考える際にご参考にしてみてください。
取引先へのお断り例文（フリーランスの方も使えます）
△△様
平素よりお世話になっております。
先ほどお問い合わせいただいた件につきまして、現時点では対応が難しい状況でございます。大変心苦しいのですが、申し訳ございません。
見込み工数を概算しましたところ約〇hなので、現在のご契約内容に加えて追加費用が必要になってしまいます。お考えいただけましたら、サポート人員等で対応可能で迅速に対応させていただきます。
誠に恐縮ではございますが、何卒ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
別部署の上司へのお断り例文
お疲れ様です。
○○の件につきまして、お声がけいただきありがとうございました。しかしながら、大変残念なことに、現在お引き受けすることができません。
今週はプロジェクト業務に大半のリソースを費やさなければならないため、時間の捻出が難しい状況です。もし来週でもよろしければ、ぜひ対応させていただきたいのですが、いかがでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。
直属の上司へのお断り例文
お疲れ様です。
○○の件につきまして、参加したいのはやまやまなのですが、現在難しい状況です。せっかくお誘いいただいたのに、申し訳ありません。
当日にちょうどタスクA、タスクBの処理業務が立て込むことが予想されます。
次回こそは参加したいので、ぜひお声がけください。
今後ともよろしくお願いいたします。
先輩・同僚へのお断り例文
お疲れ様です。
先ほどご依頼いただいた業務ですが、対応が難しい状態です…すみません！
今週中は○○関連の業務で、かなり時間が持っていかれています。
××さんが業務にスキマがあるとのことでしたので、よろしければ私から本人に確認してみます。いかがでしょうか？
ご検討のほど、よろしくお願いします。
【さいごに】それでも断りにくいという方へ
ここまで、仕事を断るためのノウハウをお伝えしてきましたが、それでも「何となくNOと言いずらい」と感じてしまう人もいますよね。
その何となくを言葉にすると、下記の感じでしょうか。
- 言い方を気を付けても、評価が下がるんじゃないか
- もう仕事が来なくなるんじゃないか
- 文句を言われるんじゃないか
- 怒られるかもしれない
安心してください。断っただけで評価が下がることはないです。むしろ安請け合いをしてできなかったり、他の重要な仕事の質が下がると評価は急降下します。
優先的に処理したい仕事に全力投球できるように、常に仕事をコントロールできる状態でいましょう。
というわけで、以上です。
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