仕事についていけない人
- 仕事についていく方法が具体的にわかる
- 現状の悩みを根本的に解消する思考法がわかる
私はWEBマーケター/コンサルタントとして会社員をしています。今でこそ、マーケティングの知識もある程度蓄積でき、さまざまなツールを使用する業務をこなせていますが、8ヶ月前は完全に未経験のド素人でした。
前職は塾講師という、現職との親和性ゼロな異業種でした。そのさらに前は医薬品業界で…2回転職をしましたが、その度に1から業界知識を学びつつ、仕事してきました。
ということで、仕事についていくノウハウを共有します。少しでもお役に立てればうれしいです。
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仕事についていく方法
仕事についていく具体的な方法は下記の5つです。
- ボールを長時間持ち続けない
- メール返信は1時間以内
- 手詰まりになったら「超簡潔」に「即相談」
- シングルタスク化でスピードを上げる
- 手持ちのタスクを分析、作業フローを作る
ビジネス本や他サイトに、色々と細かなテクニックや考え方が載っていますが、「仕事についていけない」という悩みを解決するには、この5つに集約できると思います。
というのも、「仕事についていけない=いっぱいいっぱいになっている」状態だからです。まずは、その状態を脱却すべき。では1つずつ深掘りしていきます。
ボールを長時間持ち続けない
仕事についていけないと感じる、1番大きな理由が「ボールを持ち続けてしまう」ことですね。
今回、ボールとは「担当」という意味で使いますが、仕事って自分だけで完結するものは、ほぼないですよね。基本的には関係者とやり取りしつつ、上司に報告しながら進めます。つまり、仕事は「キャッチボール」のうえで進行していくわけです。
「みんなのスピードについていけない」と感じている場合は、相対的に「自分のボールを投げるまでの時間が長すぎる」ということです。
なかなかボールを投げないと、以下のデメリットがあります。
- 関係者に仕事遅い認定されて、信頼が下がる
- 他のボールも手元にたまっていき、抱えきれなくなり絶望
なので、こまめにボールを投げましょう。具体例を挙げておきますね。「資料作成」の場合はこんな感じです。
- 方向性を箇条書き→投げる
- 使用するデータの成型→投げる
- 体裁は整えずパワポにまとめる→投げる
- 体裁整えて最終版を作成→投げる
1つの資料を作るにしても、始めて作成するものであるなら、4回は投げますね。100％完成して始めて投げるのは、相手の体感としても遅いですし、修正事項が入ったら時間のロスがえぐいです。
完璧主義より、スピード感と連携力の方が重宝されます。投げている間に、他のボールの処理を行いましょう。
メール返信は1時間以内
メール返信は「1時間以内」にしましょう。
メールを溜めてしまうと、仕事についていけない感覚が爆上がりします。とはいえ、「即レス」はおすすめしません。即レスするたびに作業の手が止まると、集中力が切れて生産性が下がります。
なので、基準は「1時間」です。後述しますが、タスクは細かく分ければ、1つの作業が1時間以内に収まります。
手詰まりになったら「超簡潔」に「即相談」
仕事の手が止まってしまう不明点があれば「即相談」です。
とはいえ、調べてすぐわかる内容の相談はNGです。くれぐれも相談内容は「相手の意向の確認」が主です。これは、悩んでいても自分で結論は導き出せないですからね。憶測で作業を進めても良いことないです。すぐに相談しましょう。
また、相談する際は「相手の時間を奪う」ということを充分意識して、「超簡潔」に相談内容をまとめておきましょう。
ちなみに、私がよく使うテンプレは下記の通りです。
- 自分の意見と相談内容
- 他パターンの提示
具体例をあてはめると次のようになります。
指標Aがもっとも重要だと思うので、グラフAで作成していいですか（グラフ詳細説明しつつ）
Aじゃない場合、他パターンとしては以下もあります
- 推移を知りたいのが指標Bなら→グラフB
- 推移を知りたいのが指標Cなら→グラフC
- 自分の意見を先に述べることで、相手からの信頼を上げつつ相談の方向性が定まる。
- 他パターンも提示することで、相手は選ぶだけ、負担が減る。
返事をする相手の負担が減るので、コミュニケーションがスムーズになります。人に相談するのが苦手な方はお試しください。
シングルタスク化でスピードを上げる
作業速度が遅くて仕事についていけない方は、「シングルタスク化」を徹底しましょう。
というのも、いっぱいいっぱいな人はマルチタスクになりがちだからです。
同時に複数のことをやろうとしていませんか？あるいは、1つの作業をしているけど、他のタスクの不安が頭をよぎっていませんか？
当てはまったら、マルチタスクになっています。集中できてないので作業スピードが落ちるうえ、精神衛生も最悪です。
とはいえ、シングルタスク化にはやり方があり、知っていないとなかなか難しいです。私は要領がよくないのでノウハウを身につけるのに1年半くらいかかってしまいました。
下記の記事でシングルタスク化のやり方を紹介しているので、参考にしていただき、業務スピードを爆上げしちゃってください。
仕事がなんか忙しい【5つの原因から解決策を考える】
手持ちの業務を細分化、作業フローを作る
業務を細分化して、作業フローを作りましょう。「自分専用の手順書」ってやつですね。
これを作るメリットは下記の通り。
- やるべきことが明確になり、迷いがなくなる
- 作業時間の見積りができて、精神安定
作り方の詳細は下記の記事で解説しています。
仕事が遅い人の特徴と有効な改善方法【新人・部下への指導】
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現状の悩みを解消する思考法
前章ではノウハウについて話してきましたが、ここからはマインドの話です。以下の２パターンに大別してご説明します。
- 入社、転職下ばかりでスピード感についていけない時
- 3年以上勤めてるけど、業務も難しいし、周りのレベルが高すぎる時
スタートしたばかりと、ある程度経験を積んだ状態では、マインドも違ってきますからね。では、見ていきましょう。
入社・転職後、スピード感についていけない時
「教育制度の問題」が大きいと思います。責任感が強い人は自分の能力不足を感じるかもしれませんが、能力付けるのもハードモードな環境もあります。
いきなり実践に入れられて、新人がスピードについていけなくても目もくれない状態。人手不足、上司の意向など、要因は色々あると思いますが、控えめに言って辞めたくなりますよね。とはいえ、こういうところが多いのも事実です。
なので、「辞める前に1回は食らいつく」。
話せそうな人を見つけたら、ガンガン質問していきましょう。それで無理だと思ったら、おとなしく撤退です。
3年以上勤めてるけど、業務も難しいし、周りのレベルが高すぎる時
「主体的に動けてないかも」ですね。
3年以上勤務しているのにもかかわらず、仕事についていけてない人は、基本的に「受動的」です。例えば下記が口癖で、仕事が進まなくなってます。
- 上司の確認が終わらないから動けない
- 指示が不明確だから、仕事が進まない
3年勤めてるならこんなことを言ってる場合じゃないですね。思考を下記に切り替えましょう。
- 上司が確認をしやすいようにチェックリストも作って渡そう
- 指示を明確にヒアリングするために、手順書を作って話を詰めよう
仕事についていけないと辛い。だけど。
仕事についていけないと感じてしまうと、かなりつらいですよね。ちょっとしたパニック状態になってると思います。ですが、そう感じているあなたは、恐らく責任感強めだと思います。
なので、くれぐれも「前向きに」いきましょう。
退職する前に、ダメもとでいいから色々試そう
能力不足なのか、周りが悪いのか、それは一旦おいておきましょう。まず「行動」です。本記事で紹介した内容、わりとどの職業でも使えると思うので、試してみてください。
とはいえ、うつ病になるくらいなら辞めるべき
色々試しつつ、ついていく努力を。と言いながらも、「これ以上ここにいたら病むな」と感じたら、即撤退しましょう。がっつりうつ病になると、数ヶ月、まともに動けなくなります。自分も家族も、切なさでいっぱいになるくらいなら辞める選択を。
というわけで、以上です。
コツをおさえつつもがいてみると、3ヶ月後くらいには、わりと楽になっているはずです。
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