ミスが多い人に困ってる人
そこから2回転職し、現在はミスを減らすための具体的な改善策を見つけ、わりとミスを減らしつつ仕事で評価もいだたいています。（まだまだ細かいミスはしちゃいますが）
本記事では、現時点で本当にミスが多いという方向けに、速攻性のある改善策を紹介します。
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本記事の内容
ミスが多い人の特徴と、効果的な改善策
ミスが多い人の特徴は6つ挙げられます。
ということで、それぞれに効果的な改善策を提案しています。
仕事の「全体像」を把握できていない
仕事の全体像が見えていないと、どこに注力していいかわかりません。
- 仕事の目的がわからない
- 注意を向けるべきポイントがわからない
- 全体を何となく気を付けるだけ。注意力が散漫になる。
- 結果、どうでもいいところに注力し、大事なところでミス
ここで効果的な改善策
仕事に着手する前に「全体像を言語化」するのが効果的です。
下記の5項目について、仕事に取り掛かる前に言葉にする癖をつけましょう。
- タスク名：サイト分析レポートの作成
- 目的：○○キャンペーンの流入経路の改善
- 期限：2019/12/1 15:00
- 作業フロー概要：必要データ洗い出し→データ成型→レポート化→コメント等仕上げ
- 想定作業時間：4時間
- ここに文言
確認を怠りがち
ミスが多い人は、注意ポイントをスルーしてしまう傾向にあります。
「ここは確認が必要」という察知能力がイマイチなのかもしれません。結果として、下記のようなことがあるあるだったりします。
- 上司・お客さんへの確認を怠り、自分の独断でやった結果、認識齟齬というミスが発生
- メールを送る際に件名・送信先の確認を怠り、誤送信
ここで効果的な改善策
「確認」という工程を、作業フローにあらかじめ組み込む。
前提条件に仕事に取り掛かる準備として、作業フローを作成しておく必要があります。
例えば、頻度の高い「メール」というタスクの処理について考えてみます。
- 宛先の入力
- 件名の入力
- 本文の入力
- ファイルの添付
- 各項目を指さし確認（特に宛先・添付ファイルに注意！）
- ここに文言
整理整頓が苦手
整理整頓が苦手な人は、下記のいずれかの傾向があるのでミスが多いと考えられます。
- 情報の「取捨選択」「カテゴライズ（分類）」がうまくできない
- 忙しいと「場当たり的な対応」をし続ける
ファイルをうまくカテゴライズできないと、わかりやすいフォルダ分けができずにデスクトップがごちゃごちゃしてきます。絶対に使わない書類なのに「何となく使うかも」という理由で捨てずにとってあります。
結果として、データの先祖返りや書類の紛失などの初歩的なミスが起きるリスクが高まります。
さらにタチが悪いのは、カテゴリ分けなどはスキル的に問題なくできるけど、「時間がないからとりあえず」が多い人ですね。仕事がその場しのぎなことが多く、きちんとフローに基づいていないため、ミスが多発します。
ここで効果的な改善策
整理整頓が苦手な人への改善策はシンプルです。下記の2つ。
- デスクトップのフォルダ（ファイル）の数は10個以内にする
- 手持ちの紙の書類は引き出し1段で収める
- フォルダをまとめる必要があるので、使用しているファイルの全体像がつかめる
- 各ファイルの関連性がわかる
- ファイル・書類に目を通しやすくなる→頻度が上がるので成果も上がった
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ミスを防ぐ具体的な改善策をたてない
ミスが多い人の特徴として、「同じようなミスを繰り返す」という傾向があります。
「ミスしないように気を付けよう」と漠然と反省したとして、具体的な再発防止策を設定しなければ意味ないですよね。漠然とした反省は自信喪失、不安増幅してしまい、さらなるミスを呼び寄せるだけです。
ここで効果的な改善策
「再発防止策」を毎回設定することです。
当然と言えば当然ですが、これを徹底すると余計なストレスも低減できて生産性は上がります。とはいえ、インシデントのような大がかりなミスでなければ、「自分用の再発防止策」なので、シンプルなものでOKです。
事象：A社用調査レポートの不備
原因：エクセルの関数の参照セルがずれていた
再発防止策：数値成型作業が終わった後に、「関数セルをF2で参照元確認」の工程を組み込む。
スケジュール管理ができていない
スケジュール管理ができていないと、今やるべき仕事がわからなくなります。
ミスが多い人は仕事が常に立て込んでいる傾向にあります。というのも、今やらなくていい仕事をして、すぐに着手しなければならない仕事を後回しにするなど、「仕事の采配が下手」なためです。
仕事の采配をうまくやるためには、タスクにかかる時間と期限についてあらかじめ把握するのが効果的です。全体の仕事量が把握できれば、スピード感もわかり焦りによるミスも防げます。
ということで、改善策が下記です。
ここで効果的な改善策
取り掛かる前に、タスクごとの作業時間を推定し、毎日のスケジュールに組み込む。
「フローを細分化→時間算出→スケジュールに落とし込む」この具体的なやり方については、下記の記事で解説しています。スケジュールに落とし込めれば、後は目の前の作業に集中できるので、ミスも減るというロジックです。
「仕事に集中できない」は終わり【集中する3つのコツ】
気分の浮き沈みが激しい（病気・障害の可能性も）
気分の浮き沈みが激しい人は、仕事のクオリティも変動しやすい傾向にあります。
というのも、気分の浮き沈みが激しいということは、自律神経が乱れやすく、注意力の低下などの症状が現れることが多いためです。
「気分が落ち込む→ミスする→さらに落ち込む→さらにミス」という負のスパイラルに突入すると厄介です。ひどい場合、うつ病、双極性障害、自律神経失調症になったりするので注意が必要です。
そうならないためにも、改善策です。
ここで効果的な改善策
仕事を極限までシングルタスク化して、業務の難易度を下げる。
気分によって仕事のクオリティが変わってしまうのは「思考が気分に影響されるため」です。であれば、思考する頻度を減らすために、複雑なタスクはとにかく分解してシングルタスクにしましょう。
単純作業もミスが多発してしまうくらい落ち込みやすい場合は、もはや心療内科へGOです。
ミスが原因で辞めたいと思う人も多い
ミスが多い人は、「自分がダメな人間なんだ」と思ってしまいがちです。（自分のミスを気にも留めないストロングスタイルな方もいますが少数派でしょう）
ですが、本記事でお伝えしてきた通り、やり方次第でミスは減らせます。イライラしたり落ち込んで退職を考える前に、具体的な改善策を考えたほうが幸せになれます。
ということで、以上です。
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