仕事の断り方。簡単な5つの手順でOK【すぐ使える例文付き】

仕事の断り方

仕事を断りたい人

仕事を依頼されたときに、どう断ればいいかがわからない。相手と良好な関係を保ちつつ断る方法を知りたい。メールの例文とかもほしい。

本記事を読むメリット
  • 正しい仕事の断り方がわかる
  • すぐに使えるお断り例文を確認できる

ちなみに、私はWEBマーケターとして会社員をしています。クライアントのサイト分析や広告分析が主な業務です。各業務は、基本的に月額で契約が結ばれています。

とはいえ、イレギュラーな調査依頼など、追加で仕事の依頼が来ることもしばしば。その際の仕事を断るかについては、下記の指標をもとに、わりとシビアに判断しています。

  • 作業時間(工数)と追加料金の兼ね合い
  • 今後の客単価UPに繋がるか(営業的な交渉材料)

手順としては作業時間を算出しつつ、「追加料金でやる」か「断る」という感じです。適切に断ることにより、良好な関係を保ちつつ、サービスの質を担保できています。

ということで、正しい断り方についてご説明していきます。フリーランスの方にも参考にしていただける内容です。

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本記事の内容

正しい仕事の断り方の手順

仕事を断る手順

仕事を依頼された時には、下記の手順で断るとスムーズです。

  1. オファーされた仕事を断るべきか判断する
  2. 仕事を断る客観的な理由をまとめる
  3. 良好な関係を維持するための代替案を考える
  4. お断り用テンプレートにまとめる
  5. テンプレの項目名を消し、メールにコピペで完成

では、1つずつ深掘りしていきます。

1. オファーされた仕事を断るべきか判断する

そもそものところですが、仕事の依頼があった際にやるかどうかを「合理的」に判断します。

仕事を断る場合のメリットとデメリットを認識しておかないと、うまく断れたとしても後悔するハメになりかねません。例えば、下記のような想定。

仕事を断る主なメリット
  • 自分の集中したい仕事に専念できる
  • 仕事の質が上がる
  • 時間を自分でコントロールできる
  • 対応できなかった時のリスク回避

仕事を断るデメリット
  • 収益・評価を得られない
  • スキルアップの機会が減る

この時点で、メリットとデメリットを天秤にかけて、メリットのほうが大きいと感じれば手順2に移りましょう。本記事は断り方のノウハウなので、これ以降の手順は断ること前提に話を進めていきます。

2. 仕事を断る客観的な理由をまとめる

断ることが決まれば、相手が納得する理由を考えます。

親しい同僚などであれば、必要ないかもしれませんが、基本的には理由の提示は必須です。相手が「じゃあしょうがないか」と思ってくれなくては、今後の関係性が悪化してしまいます。

ということで、下記がわりと無難でよく使う理由です。

  • 時間が足りない(リソース不足)
  • 技術的に難しい(スキルの不一致)
  • 追加料金が発生する

コツとしては、「物理的に対応が厳しいということを証明する」ことですね。相手も周りも納得してくれます。

3. 良好な関係を維持するための代替案を考える

理由だけでも、「じゃあしょうがないか」と言ってくれる人が大半ですが、たまに「じゃあどうすればいいんだ」と言ってくる人もいますよね。

そこで「対応は難しいけど、代わりにこれならどう?」という代替案を用意しておきましょう。自分に負担にならない程度の代替案を事前に用意しておくことで、相手の負担を軽減しつつ、話の主導権を握れるようになります。

ということで、代替案の例ですが、下記の感じだと納得してくれやすいです。

  • 今は難しいですが、来週なら対応可能です。
  • 全て調査することはできませんが、○○だけわかる簡易的なものでしたら用意できます。
  • △△さんならタスクに余裕があるとのことでしたので、私から確認いたしましょうか。
  • (取引先の場合)現状の契約内だと難しいので、追加費用をお願いできますか。

4. お断り用テンプレートにまとめる

手順1~3で内容をしっかり考えられたら、下記のテンプレートに記載するだけです。

▼お断り用テンプレート

■結論&謝罪
ーー今回の仕事を断る旨と謝罪の言葉を記載ーー

■仕事を断る理由
ーー仕事を断る理由を記載ーー
※理由は下記のいずれかが無難
・時間が足りない
・技術的に難しい
・追加料金が発生する(取引先の場合)

■代替案
ーー仕事は引き受けられないが、次回に繋げるためのフォローを入れるーー

5. テンプレの項目名を消し、メールにコピペで完成

テンプレに記載が完了したら、「■結論&謝罪」「■仕事を断る理由」「■代替案」と「各項目の説明」を削除して、入力した文章をつなげます。

それをメールにコピペしたら、今後の関係性が完璧に考えられた、お断りメールの完成です。もし口頭で仕事を断る場合は、テンプレに記載した内容を順番通りに伝えればOKです。

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すぐに使えるお断りメール例文

仕事のお断り例文

前章でお伝えした、うまく断る方法を使って作成した例文をまとめておきます。

シチュエーション別で4パターン挙げていますので、文章を考える際にご参考にしてみてください。

取引先へのお断り例文(フリーランスの方も使えます)

○○会社××部
△△様

平素よりお世話になっております。

先ほどお問い合わせいただいた件につきまして、現時点では対応が難しい状況でございます。大変心苦しいのですが、申し訳ございません。

見込み工数を概算しましたところ約〇hなので、現在のご契約内容に加えて追加費用が必要になってしまいます。お考えいただけましたら、サポート人員等で対応可能で迅速に対応させていただきます。

誠に恐縮ではございますが、何卒ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

別部署の上司へのお断り例文

××部 △△さん

お疲れ様です。

○○の件につきまして、お声がけいただきありがとうございました。しかしながら、大変残念なことに、現在お引き受けすることができません。

今週はプロジェクト業務に大半のリソースを費やさなければならないため、時間の捻出が難しい状況です。もし来週でもよろしければ、ぜひ対応させていただきたいのですが、いかがでしょうか。

何卒よろしくお願いいたします。

直属の上司へのお断り例文

△△さん

お疲れ様です。

○○の件につきまして、参加したいのはやまやまなのですが、現在難しい状況です。せっかくお誘いいただいたのに、申し訳ありません。

当日にちょうどタスクA、タスクBの処理業務が立て込むことが予想されます。
次回こそは参加したいので、ぜひお声がけください。

今後ともよろしくお願いいたします。

先輩・同僚へのお断り例文

△△さん

お疲れ様です。

先ほどご依頼いただいた業務ですが、対応が難しい状態です…すみません!
今週中は○○関連の業務で、かなり時間が持っていかれています。

××さんが業務にスキマがあるとのことでしたので、よろしければ私から本人に確認してみます。いかがでしょうか?

ご検討のほど、よろしくお願いします。

【さいごに】それでも断りにくいという方へ

ここまで、仕事を断るためのノウハウをお伝えしてきましたが、それでも「何となくNOと言いずらい」と感じてしまう人もいますよね。

その何となくを言葉にすると、下記の感じでしょうか。

  • 言い方を気を付けても、評価が下がるんじゃないか
  • もう仕事が来なくなるんじゃないか
  • 文句を言われるんじゃないか
  • 怒られるかもしれない

安心してください。断っただけで評価が下がることはないです。むしろ安請け合いをしてできなかったり、他の重要な仕事の質が下がると評価は急降下します。

優先的に処理したい仕事に全力投球できるように、常に仕事をコントロールできる状態でいましょう。

というわけで、以上です。

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